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In seinem Artikel Gedankenspiele stellte Gerhard Schmidt die These
auf, die Nichterfüllung der Anforderungen von GDPdU und GoBS wie
beispielsweise die Nichtaufstellung einer Verfahrensdokumentation, sei
nahezu risikofrei, weil die Betriebsprüfung sowieso nie kommt oder
wenn, dann etwa alle 22 Jahre und weil die Sanktion wohl Schätzung sei,
aber da müsse die Finanzverwaltung sich an die vorliegenden Unterlagen
halten. In einem Beitrag "S I E suchen gerade einen GDPdU-erfahrenen Steuerberater …. ? Na, dann: Prost, Mahlzeit! Oder: "Suchet, so werdet ihr wahrscheinlich nicht allzu viele finden"" beklagt Hans-Jürgen Stritter,
dass es in Deutschland so gut wie keine Steuerberater gebe, die sich
mit dem Thema Verfahrensdokumentation (VFD) auskennen. In der
nachfolgenden Antwort geht es um dasselbe Ziel: die Darstellung der
Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sowohl in den sog. KMU als
auch die Herbeiführung einer Begründung für die fast an Verweigerung
grenzende Behandlung dieses Themas in Wirtschaft, Beratung und
Finanzverwaltung. Zunächst wird die Schmidtsche These der
Risikofreiheit bei Nichtaufstellung einer VFD beleuchtet, danach die
Frage Stritters, warum Kompetenz der Steuerberater auf diesem Feld
nicht so schnell zu finden ist.
Zur Risikofreiheit: Gerade ist der Monatsbericht des BMF Juni 2008
erschienen. Ab Seite 49 sind dort die Ergebnisse der steuerlichen
Betriebsprüfung 2007 zu finden. Vorangestellt sei, dass es in
Deutschland ca. 40.000 Steuerkanzleien gibt. Die Summe der Unternehmen
in Deutschland lautet auf 8.3652.473 und teilt sich auf wie folgt:
Unternehmen
|
Anzahl
|
Geprüft
|
In Prozent
|
Turnus (Jahre)
|
Groß-
|
169.843
|
38.662
|
22,8
|
4,39
|
Mittel-
|
757.810
|
59.068
|
7,8
|
12,83
|
Klein-
|
1.140.402
|
44.735
|
3,9
|
25,49
|
Kleinst-
|
6.284.418
|
70.910
|
1,1
|
88,63
|
Die
40.000 Steuerkanzleien in Deutschland betreuen so gut wie keine
Großunternehmen, nur einen kleinen Teil der Mittelunternehmen, nämlich
vielleicht 1/5 davon, undzwar den unteren Bereich, und im Übrigen
betreuen/ beraten sie den grössten Teil der Kleinst- und
Kleinunternehmen. Damit ist die These Schmidt erhärtet. Die GDPdU
schreiben über die GoBS eine VFD vor. Großunternehmen haben diese, da
eine VFD zum risk management gehört und über die Prüfung der compliance
von den Wirtschaftsprüfern / vereidigten Buchprüfern im Rahmen der
Abschlussprüfung verlangt wird. Für das „obere Ende“ der
Mittelunternehmen gilt ein Gleiches. Für alle traditionell von StB
betreuten Unternehmen kann gesagt werden, dass das Interesse an VFD
sowie der Handlungsdruck auf diese Unternehmen in diesem Bereich sehr
gering sind. Weder Berater noch Unternehmen beschäftigen sich intensiv
damit. Es gibt hier einfach noch keinen „Markt“. Und das wird auch
dadurch nicht geändert, dass die gezogene Vorsteuer durch
Nichtvorhandensein einer VFD in Gefahr gerät. Denn erstens empfangen
Kleinst- und Kleinunternehmen bisher allenfalls ihre Telefonrechnungen
elektronisch und –bestes Unwissen- drucken die aus, heften die ab und
buchen die Rechnung unter Vorsteuer-Abzug: und zweitens fragt in dieser
Unternehmensklasse bislang kein steuerlicher Betriebsprüfer nach einer
VFD.
Das wird nicht so bleiben, denn zum Einen steigt der Druck
auf die Klein- und Kleinstunternehmen, elektronische Rechnungen zu
akzeptieren; sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich. Deren
Kunden und Lieferanten müssen im Interesse der Aufrechterhaltung der
eigenen Konkurrenzfähigkeit über die Nutzdaten, die der eRechnung
mitgegeben werden, ihre eigenen Verwaltungsprozesse verschlanken. Und
erst, wenn eine kritische Masse dieser Rechnungen im Bereich der
KuK-Unternehmen überschritten ist, wird die Frage der
Verfahrensdokumentation für eine Betriebsprüfung relevant.
13.646 Betriebsprüfer erzielten ein Mehrergebnis von 16.6 Mrd. €. Davon gingen auf
Grossbetriebe: 79%
Mittelbetriebe: 8%
Kleinbetriebe: 4%
Kleinstbetriebe: 5%
Wie
attraktiv soll dann für die Finanzverwaltung die Prüfung eines
Kleinstbetriebes oder gar die Verstärkung derer Prüfungsintensität
sein? Das durchschnittliche Mehrergebnis eines Kleinstunternehmens
bringt ca. 11.500 € in die Kasse. Interessant für die VFD bzw. deren
Sanktion „VSt-Abzug versagen“ ist auch, dass die USt mit 1,6 Mrd. € nur
10% am Gesamtanteil des BP-Mehrergebnisses ausmacht. Eine Verkürzung
des Prüfungsturnus bei KuK-Unternehmen bringt vermutlich nicht so viel
ein, wie es kosten würde. Eine Versagung des Vorsteuer-Abzugs ist wegen
der aktuell geringen Zahl elektronischer Rechnungen in KuK-Unternehmen
sowie deren Vorsteuer-Volumina ein sehr stumpfes Schwert. Zudem
bestehen ausreichend Heilungsmöglichkeiten. Damit könnte man sagen:
Bedauerlicherweise hat Schmidt mit seiner provokant gemeinten These
recht. In den nächsten Jahren bleibt die Nicht-Aufstellung einer VFD
für Kleinst- und Kleinunternehmen folgenlos.
Mit dem selben
Zahlenmaterial lässt sich auch auf Stritter antworten: Warum wissen die
Steuerberater so wenig um die Verfahrensdokumentation? Antwort: Weil es
sich nicht lohnt. Es gibt für eine Beratungsleistung einfach noch
keinen erkennbaren Markt.
Warum ist das so? Steuerberater
betreuen in aller Regel Klein- und Kleinstunternehmen. Sie beraten
vornehmlich in Steuerfragen, und ihre Klientel akzeptiert auch nur die
Angebote der Steuerberatung; noch selten wird Unternehmensberatung
nachgefragt. Das compositum mixtum von Themen zur eRechnung oder zur
VFD: „internes Kontrollsystem“, „Verfahrensdokumentation“, „GDPdU/
GoBS“, „schlanke Verwaltungsprozesse“, „integrierte Abläufe“, „digitale
Betriebsprüfung“, „Verbesserung der rating note“, „Integration in
Partnerprozesse“ kommt in dieser Klientel schlicht nicht vor. Und wenn
es in den nächsten Jahren doch vermehrt nachgefragt werden sollte, dann
kommt die BP noch einmal 4 Jahre später; bei 3,9% (Klein-) bzw. 1,1%
(Kleinstmandanten). Da die Diskussion der VFD nicht loskommt von
steuerlichen Themen, insbesondere vom Vorsteuer-Abzug, wird sie für
KuK-Unternehmen auch im Laufe der Zeit nicht interessanter. Ein
Steuerberater hat aber einen harten Arbeitsalltag und überhaupt keine
Zeit, Themen anzugehen, für die sich seine Mandanten nicht
interessieren. Und im Übrigen hat die Heerschar der Verkäufer von
Software zur Erstellung von VFD`en bei den KuK-Unternehmen und ihren
Beratern auf ganze Linie komplett versagt. Jede mir bekannte
Veranstaltung der letzten Jahre war ein „Unternehmen Schlagwasser“. Es
ging nur und ausschliesslich um die BP und die Sanktionsdrohungen der
Finanzverwaltung. Damit aber verkauft kein Mensch auch nur irgendein
Stück software. Bisher dachte ich, die Zeiten des Ablasshandels seien
längst vorbei; inzwischen weiss ich, dass man sogar dahinter
zurückgefallen ist: man wird missioniert, und ich enthalte mich zu
sagen: auf Teufel komm raus.
Der einzige erkennbare Hebel, der
Aussicht auf Erfolg verspricht, ist der zunehmende Druck auf
KuK-Unternehmen, künftig elektronische Rechnungen zu erstellen (damit
der Kunde seine integrierten Verwaltungsprozesse laufen lassen kann)
oder zu empfangen (damit der Lieferant seine integrierten
Verwaltungsprozesse laufen lassen kann). Und hier lohnt ein Blick in
die „Bonpago-Studie: Aktueller Stand, Trends und
Verbesserungspotenziale bei Finanzprozessen in deutschen Unternehmen
2007“. Die Kernaussagen sind:
- das Verständnis für die Ganzheitlichkeit und Komplexität der Finanzprozesse steckt noch in den Kinderschuhen
- innerhalb der Finanzprozesse finden sich sehr viele Verbesserungsmöglichkeiten
- in der Rechnungsbearbeitung
- in der Reklamationsbearbeitung
- die
Bearbeitung einer Rechnung kostet zwischen 22,74 und 6,74 €, je
nachdem. ob die Rechnung papiergebunden oder elektronisch hereinkommt
- die Bearbeitung einer Rechnungsreklamation kostet auf jeder Seite papiergebunden ca. 125 €, ohne Papier ca. 25 €
- innerhalb
der nächsten 5 Jahre erwarten die Unternehmen einen Anteil
elektronischer Rechnungen von 55% (heute bei ca. 8% in allen
Unternehmen, bei ca. 2,5% in KuK-Unternehmen.
- die Bedeutung des Managements des working capital wird zunehmen (pts: gilt das auch für KuK-Unternehmen?).
- Controlling wird durch elektronische Rechnungen vereinfacht (pts: welches KuK-Unternehmen hat ein Controlling?)
- 75% des verpassten Skontos sind auf Prozessgründe zurückzuführen
- elektronische Rechnungen werden im Durchschnitt früher bezahlt.
Was
hat das mit einer VFD zu tun? Auf den ersten Blick nicht viel, es ist
jedem Steuerberater aber sofort klar: Ohne Re-Organisation des
Rechnungswesens hin zu einer Intergration elektronischer Rechnungen
ein- wie ausgehend, geht es nicht. Das ist beratungsintensiv; vor allem
deshalb, weil der Rechnungsteller eine ordnungsgemässe Abrechnung
schuldet und der Rechnungsempfänger bis zur Erteilung der
ordnungsgemässen Abrechnung die Leistung (=Zahlung) verweigern kann.
Ordnungsgemässe Abrechnung heisst für den Rechnungsteller einer
elektronischen Rechnung: Rechnung
wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Der
Nachweis der rechtlich einwandfreien Organisation der qualifizierten
elektronischen Signatur bedingt neben vielem Anderen eben eine VFD.
Und für Rechnungsteller wie für Rechnungsempfänger ist die
elektronische Rechnung eine echte Herausforderung technischer Art zur
Herstellung der Beweis-, Beleg- und Urkundsfunktion. Ist die nicht
gegeben, wird nämlich ohne Beleg gebucht. Und jetzt wird klar: Die
Sache ist ohne hochkarätige Beratung nicht zu schaffen. Und dann und
erst an dieser Stelle wird die Sache für Steuerberater interessant. Die
Fragen dazu lauten:
- Wie schnell wird sich das in meinem Mandantenbereich entwickeln?
- Wie schnell muss Kompetenz aufgebaut werden?
- Wie lange braucht der Kompetenzaufbau?
- Was kostet das?
- Lässt sich das auf andere fachkundige Berufs-Kollegen wegdelegieren?
- Welche Beratungsrisiken bestehen?
- Wie werden die voraussichtlich vergütet?
- Erlaubt das ein ausreichendes Honorar?
- Ist die Haftpflicht ausreichend?
Und
zugleich wird klar: es geht um ein Gesamtkonzept aus neudeutsch
eBilling/ eInvoicing, integrierten Prozessen der Rechnungsbearbeitung,
Mandanten-Informationen, qualifizierter elektronischer Signatur,
Archivierung elektronischer Unterlagen, GDPdU/ GoBS, Z1 – Z3,
Vorsteuer-Abzug, Ermittlung des Nutzens des Einsatzes elektronischer
Abrechnung, Management des working capital, Rechnungs-, Reklamations-
und Zahlungsbearbeitung, Abbildung aller Prozesse im Rechnungswesen.
Angesichts dieser Komplexität ist es nicht verwunderlich –und auch kein
verwerfliches Verhalten-, wenn sich der Steuerberater zunächst seinem
Tagesgeschäft zuwendet. Es gibt in seiner Literaturwelt kaum Hinweise
auf diese Themen, der Zusammenhang mit der VFD erschliesst sich erst
nach sorgfältigem Studium aller hierzu zur Verfügung stehenden Quellen.
Dazu ist schlicht keine Zeit; auch deshalb nicht, weil der Reformeifer
des Gesetzgebers für ein sehr dynamisches berufliches Umfeld sorgt. Und
weil derzeit immer noch 92,25% aller Rechnungen papiergebunden
eingehen, ist auch kein hoher Handlungsbedarf zu entdecken. Selbst in
Grossunternehmen ist die elektronische Rechnung erst bei 18,87% voll
eingeführt, 52,83% der Unternehmen sind in der Vorphase und für 28,3%
der Grossunternehmen ist die elektronische Rechnungsbearbeitung nach
eigenen Aussagen „kein Thema“. Warum also soll sich die klassische
Klientel der Steuerberater, KuK-Unternehmen darum kümmern? Und warum
sollen sich die Steuerberater auf dies Thema einstellen. Es lebt noch
nicht wirklich.
Wenn man aber weiss, dass die Kosten der
Rechnungsbearbeitung sich von 22,48 € je Rechnung auf 6,74 € je
Rechnung mindern lassen, kann das durchschnittliche Mandat eines
Steuerberaters bei 500 Eingangs-Rechnungen p.a. (davon 55%
elektronisch) 4.328 € jährlich einsparen. Dies dem Mandanten klar zu
machen, kostet wieder Aufwand, den der Mandant bezahlen muss. Wird er
dazu bereit sein?
Dies fachtheoretisch hochinteressante Thema
wird erst dann praxisrelevant, wenn der Handlungsbedarf steigt. Und der
steigt nur auf 3 Weisen:
- 1. Die steuerlichen Betriebsprüfer
verlangen bei sich bietender Gelegenheit, also immer da, wo
elektronische Rechnungen im Spiel sind, bereits in der
Vorbereitungsphase der BP die Vorlage der historischen/ historisierten
VFD`en.
- 2. Die Kunden und Lieferanten verlangen schneller als
prognostiziert elektronische Rechnungen auch von KuK-Unternehmen. Sie
verlangen Rechtsfestigkeit, also Garantien zum Vorsteuer-Abzug, und
dazu gehört die VFD.
- 3. Die Mandanten entdecken die Kosten
von Rechnungs- und Reklamationsbearbeitung, Papier vs. eRechnung und
steigen schnellstmöglich auf papierarme Verwaltung um.
Mit
einigem Verzug kommt das Thema als Beratungsnachfrage bei den
Steuerberatern an, und dann beginnt dort der Kompetenzaufbau und die
Auseinandersetzung mit dem Thema. Die Frage also, warum sich nur wenige
Steuerberater als Kenner der Materie zu erkennen geben, ist damit
beantwortet.
Fazit
Alle Themen zur und um die
Verfahrensdokumentation sind fachtheoretisch hochinteressant. Sie
bilden aber noch keinen Teilmarkt der Steuerberatung, der einer
Exploration wert ist. Derzeit kümmern sich nur einige wenige
Spezialisten darum.
In den nächsten fünf Jahren wird die
Nachfrage nach dieser spezialisierten Beratung zunehmen; und dann
stellt sich die Frage: Wer macht was? Delegieren die Kanzleien diese
Aufgabe weg, weil sie den Aufwand des Kompetenzaufbaus nicht tragen
wollen? Das ist gut für diese Spezialisten. Oder bauen Sie eigene
Kompetenzen auf? Auch das ist gut für diese Spezialisten, denn wer soll
denn sonst die vielen Fortbildungsvorträge halten?
Wer das
Thema „Verfahrendokumentation“ ins Bewusstsein von Unternehmern und
ihren Steuerberatern bringen will der ist gut beraten, nicht in den
Chor der „Sanktions-Verkünder“ einzufallen, sondern sachlich zu
argumentieren. Die VFD gehört zum digitalen Rechnungswesen. Sie sichert
die Beweis-, Urkunds- und Belegfunktion. Und eine gute VFD verschlankt
die Administrationsprozesse auch in KuK-Unternehmen. Sie bringt mehr
als sie kostet. Das zu vermitteln ist die Aufgabe aller, die an diesem
Thema interessiert sind. Und die Leser dieses Forums sind an diesem
Thema interessiert. Sie sollten also versuchen, Ihre Kollegen zu
erreichen.
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