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Die Dokumentation organisatorischer und technischer Prozesse (etwa als Verfahrensdokumentation) führt in den meisten Unternehmen ein stiefmütterliches Dasein. Welche Motivation gibt es schon für eine solche Dokumentation? Die Erfüllung lästiger Pflichten nach GoBS oder Bundesdatenschutzgesetz, nach all jenen rechtlichen und regulativen Vorgaben, die unter dem Schlagwort Compliance subsummiert werden?
Unter
diesem Ansatz sehe ich in der Praxis schwarz für vernünftige
Dokumentationen. Doch: Haben Sie zum Ziel, dass die in Ihrem
Unternehmen eingesetzte IT die Geschäftsziele abdeckt, die
IT-Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt werden und die IT-Risiken
angemessen überwacht werden, wollen Sie also den IT-Einsatz in Ihrem
Unternehmen wirtschaftlich optimieren? Das wäre ein vernünftiges Ziel,
gerade in unserer wirtschaftlichen Situation. Was Sie dazu tun müssen?
Ihre IT-gestützten Geschäftsprozesse analysieren, ggf. modifizieren,
kontrollieren - und vor allem dokumentieren! Aus dieser Perspektive
entspringt eine ganz andere Motivation, eine Dokumentation zu erstellen
und zu pflegen, denn der Antrieb kommt aus dem Unternehmen selbst und
nicht von außen. Dabei stellt sich ein angenehmer Nebeneffekt ein: Eine
aus Eigeninteresse erstellte IT-Dokumentation deckt größtenteils
bereits die rechtlich geforderten IT-Dokumentationen ab. Wer ein
Verfahren hat (und dokumentiert), unternehmenskritische Daten vor
Verlust und unerlaubtem Zugriff zu schützen, der sollte doch eigentlich
auch ein (dokumentiertes) Verfahren haben, steuerlich relevante Daten
entsprechend den GoBS vor Verlust zu schützen.
Wer das Thema
Dokumentation angeht, wird sich allerdings nicht leicht tun, denn wir
haben eine noch sehr unterentwickelte Dokumentationskultur.
Dokumentationserfahrungen fehlen meist. Dokumentationssysteme, die die
Dokumentation dem Anwender so leicht wie möglich machen, sind nicht
installiert. Selbstdokumentierende Systeme, die von sich aus etwa einen
Release-Wechsel detailliert und nachvollziehbar dokumentieren, sind
einstweilen noch ein frommer Wunsch. Doch es tut sich etwas. Systeme
zur (Verfahrens)-Dokumentation sind inzwischen auf dem Markt. Nutzen
Sie diese und etablieren Sie Ihre eigene Dokumentationskultur
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