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An der digitalen Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung
scheiden sich die Geister: Den einen gehen die Anstrengungen der
Anwender nicht weit genug, den anderen reicht der Arm der Behörden zu
weit. Unternehmen müssen sich entscheiden, wie groß ihre Bereitschaft
zur Kooperation ist.
Bevor die digitale Betriebsprüfung (Datenzugriff der
Finanzverwaltung) Ende 2000 gesetzlich verankert wurde, fand - fast
ausschließlich in juristischen Fachkreisen - eine lebhafte Debatte
darüber statt, ob die erheblich erweiterten gesetzlichen Befugnisse der
Betriebsprüfer nicht gegen das verfassungsrechtliche Übermaßverbot
verstoßen. Namhafte Kommentatoren regten an, das
Bundesverfassungsgericht in einem Musterverfahren über die Nichtigkeit
der neuen Vorschriften entscheiden zu lassen. Nach dem ersten Sturm der
Entrüstung gingen die Verfechter der betrieblichen Freiheit vor
übermäßigen Eingriffen der Finanzverwaltung aber alsbald auf dauernde
Tauchstation.
Nichtjuristische Autoren bemächtigten sich nun nachhaltig des
Themas: allen voran Steuerberater, die von Haus aus mit
verfassungsrechtlichen Aspekten des Steuersystems weniger anfangen
können, und Berater sowie Hersteller von Dokumenten-Management- und
Archivierungssystemen, die das große Geschäft witterten. So stellt auch
der Beitrag von Ulrich Kampffmeyer und Stefan Groß (siehe CW 46/2003:
"Idea-Client erleichtert digitale Steuerprüfung") die technische Lösung
des Archivierungsproblems in den Vordergrund. Dabei wurden die
entscheidenden Vorfragen vernachlässigt, inwieweit die digitale
Betriebsprüfung überhaupt in den Betrieb eingreifen darf: im Hinblick
auf Investitions- und Prüfungskosten und auf die Qualifizierung sowie
den Umfang der bereitzustellenden Daten.
Einigen Behauptungen der Autoren muss widersprochen und die
Problematik des Datenzugriffs in den zutreffenden und für
Steuerpflichtige vorteilhafteren Zusammenhang gerückt werden.
- Es ist nicht im Interesse des Steuerbürger, dass das
Bundesministerium der Finanzen (BMF) weitere Zweifelsfragen zur
digitalen Betriebsprüfung klärt. In den "Grundsätzen zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) hat das BMF seine
Befugnisse bereits weit über den Gesetzeswortlaut hinaus ausgedehnt.
Bei weiteren Präzisierungen durch das Ministerium wird sich diese
Tendenz verstärken, weil die Finanzverwaltung im eigenen Interesse
nicht auf ausgelotete Handlungsspielräume verzichtet. Es ist vielmehr
Aufgabe der Steuerpflichtigen und der Gerichte, die Finanzverwaltung
insofern auf die verfassungsmäßigen Beschränkungen zu verweisen.
- Es gibt einige wenige Checklisten, die die Auffassung der
jeweiligen Autoren widerspiegeln. Der steuerliche Berater mag sich an
der einen oder anderen Checkliste orientieren. Die Verantwortung für
die Frage, welche Dokumente als steuerrelevant aufzubewahren sind und
welche nicht, verbleibt unangefochten in seinem Verantwortungsbereich.
- Ausschlaggebend ist nicht die technische Vorfrage, wo
steuerrelevante Daten anfallen. Entscheidend ist vielmehr, welche
Unterlagen steuerrelevant sind, die in die Finanzbuchhaltung
einfließen, und in welcher Form dies hinsichtlich der digitalen
Betriebsprüfung dokumentiert werden muss. Auch bislang hat sich der
Fiskus nicht für jeden Kassenbon eines Supermarkts interessieren
dürfen, woran die Möglichkeiten der Prüfung nichts ändern.
- Da die digitale Betriebsprüfung schwerwiegende Eingriffe für
die Steuerpflichtigen mit sich bringt, müssen sich diese strikt auf die
Ermächtigungsgrundlage in der Abgabenordnung zurückführen lassen. Nur
was dort eindeutig als Pflicht für den Steuerpflichtigen festgelegt
ist, kann für den Prüfer Grundlage seines Handelns sein. Findet sich
dort keine gesetzliche Anweisung, entsteht im Zweifelsfall auch keine
Pflicht für den Steuerpflichtigen. Grundsätzlich ist dieser in seinem
Handeln frei - nur wo sich die Finanzverwaltung ausdrücklich auf
gesetzliche Ermächtigungen berufen kann, ist diese Freiheit
eingeschränkt. Trotz vieler Artikel ("Firmen sind auf die digitale
Betriebsprüfung nicht vorbereitet") wird von der Rechtsordnung auch in
diesem Bereich niemand zu vorauseilendem Gehorsam verpflichtet.
- Die ausufernden Anforderungen hinsichtlich
Zurückverfolgbarkeit und Revisionssicherheit der Daten sind in
Verwaltungsanweisungen (in erster Linie in den GDPdU) niedergelegt. Sie
binden lediglich die Finanzbeamten und betreffen das Verhältnis
zwischen Steuerpflichtigem und Prüfer nur insoweit, als der maßgebliche
Gesetzestext zutreffend interpretiert wurde. Da die Abgabenordnung
äußerst komprimiert die Befugnisse beschreibt und dabei viele nicht
definierte Begriffe verwendet, lässt sich über die juristische
Auslegung durchaus verschiedener Meinung sein. Darüber befinden
letztlich die Gerichte, wenn man sie denn anruft.
- Wer seine steuerrelevanten elektronischen Daten ordnungsgemäß
sichert und die restlichen betrieblichen Daten vor dem ersten Zugriff
des Prüfers abschirmt, ist in den meisten Fällen auf die Anforderungen
des mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriffs ausreichend
vorbereitet. Mit den Lieferanten der betrieblichen IT-Systeme ist
ferner abzustimmen, dass die Daten mit einem in der Prüfsoftware "Idea"
verarbeitbaren Format auf CD oder auf einen anderen verbreiteten
Datenträger gebrannt werden können.
- Die Verlautbarungen der Finanzverwaltung unterstellen
demgegenüber tendenziell jedem zu prüfenden Steuerpflichtigen
Buchführungs- und Bilanzmanipulationen. Diese Vermutung ist nicht nur
lebensfremd, sie ist auch durch keine gesetzliche Grundlage gestützt.
Jede in sich geschlossen wirkende Buchführung birgt zunächst einmal die
Vermutung der Vollständigkeit und inhaltlichen Richtigkeit. In den weit
überwiegenden Fällen unzutreffender Buchführung werden bereits die
Eingabedaten manipuliert beziehungsweise um das Schwarzgeld gemindert
erfasst. In diesen Fällen sagt auch eine Garantie, dass keine
nachträglichen Manipulationen möglich sind, nichts aus.
Die Diskussion um die digitale Betriebsprüfung muss daher auf neue
Beine gestellt werden. Es geht nicht darum, Archivierungs-,
Dokumenten-Management- und elektronische Aufbewahrungspflichten
aufzublähen, sondern den Freiraum des Bürgers gegen übermäßige
Eingriffe der Finanzverwaltung zu verteidigen.
Ziel ist, die Vorschriften in der Abgabenordnung verfassungskonform
einschränkend auszulegen und die sich aus der Prüfung ergebenden
Belastungen für den Steuerbürger in einem zumutbaren Rahmen zu halten.
Auf einen Nenner gebracht, müssen lediglich steuerrelevante originär
elektronische Unterlagen in Zukunft digital und fälschungssicher
aufbewahrt werden.
Welche Dokumente?
Kernfrage ist mangels gesetzlicher Definition jedoch, welche der
unzähligen Dokumente im Betrieb dies eigentlich sind. Eindeutig ist die
Rechtslage beispielsweise für:
- elektronische Rechnungen im Sinne von Paragraf 14 Absatz 4 Satz 2
Umsatzsteuergesetz (UstG), die zum Vorsteuerabzug zugelassen sind,
- in den Systemen des Steuerpflichtigen automatisch
weiterverarbeitete elektronische Daten, insbesondere Datensätze und
Buchungsdaten,
- mit Hilfe von Computersystemen erzeugte Unterlagen, die der Steuerpflichtige nur elektronisch aufbewahrt hat.
Umstritten ist die dritte Kategorie an elektronischen Dokumenten,
soweit sie zwar mit Hilfe von Computerprogrammen erstellt worden sind,
aber weder automatisch weiterverarbeitet werden können noch eine
digitale Signatur aufweisen. Die Finanzverwaltung möchte beispielsweise
E-Mails samt und sonders der Regie der digitalen Betriebsprüfung
unterwerfen. Dies greift jedoch viel zu weit und ist von den Zwecken
der digitalen Betriebsprüfung nicht gedeckt.
E-Mails drucken?
Bei E-Mails und allgemein elektronischen Dokumenten, bei denen ein
Ausdruck nicht mehr Informationsgehalt birgt als das elektronische
Dokument, hat der Steuerpflichtige die Wahl: Druckt er das Dokument aus
und vernichtet die E-Mail auf seinem Computer, so hat er seine
Aufbewahrungspflichten erfüllt. Hierbei ist darauf zu achten, dass die
E-Mail im Quelltext abgedruckt wird, da sich hier Übermittlungshinweise
(und auch Hinweise auf Fälschungen) finden, die im normalen Ausdruck
nicht auftauchen. Entscheidet sich der Steuerpflichtige für die
elektronische Aufbewahrung, so muss er sämtliche Anforderungen an
elektronische Dokumente einhalten.
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