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Die GDPdU-Gemeinde hat mit einer gewissen Verunsicherung einer ausstehenden Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) entgegengefiebert. Auslöser war das Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf, welches vorherrschende GDPdU-Begrifflichkeiten eigenständig interpretiert hatte und damit in Fachkreisen auf Unverständnis gestoßen ist. Im Kern attestierte die vorinstanzliche Jurisdiktion eingescannten Belegen eine maschinelle Auswertbarkeit und mithin das uneingeschränkte Zugriffsrecht im Sinne der GDPdU. Letztlich lag es in der Intention der Finanzrichter, alles was aus der Papierwelt in die rein elektronische Welt überführt wurde, dem Recht auf Datenzugriff zu unterstellen. Der BFH kommt in seiner Entscheidung zwar zum gleichen Ergebnis, wenngleich die Begründung die GDPdU-Welt wieder ins Lot bringt.
Der Fall
Der BFH sah sich mit der Fragestellung
konfrontiert, inwieweit im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung ein
unmittelbares Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf eingescannte
(digitalisierte) Eingangsbelege besteht, deren Original vernichtet
wurde. Betroffen war eine Aktiengesellschaft mit Sitz in Deutschland,
die eine softwaregestützte Belegarchivierung im Einsatz hatte. Dabei
wurden sämtliche Eingangsrechnungen zusammen mit steuerlich nicht
relevanten Unterlagen eingescannt und die Originalbelege anschließend
vernichtet. Da im Nachhinein keine zweifelsfreie Trennung zwischen
steuerlich relevanten und nicht relevanten Unterlagen möglich war,
verweigerte das Unternehmen dem Finanzamt den unmittelbaren Zugriff und
bot stattdessen die Vorlage in Form von Papier-Ausdrucken an. Weiter
verweigerte das Unternehmen den Datenzugriff auf ausgewählte Konten,
soweit sich diese ausschließlich in der Handelsbilanz ausgewirkt
hatten, ohne dabei die steuerliche Bemessungsgrundlage zu beeinflussen.
Das Finanzamt jedoch wollte im vollen Umfang sowohl auf eingescannte
Belege, als auch auf alle Konten zugreifen. Dagegen wandte sich das
Unternehmen mit einem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung.
Die Entscheidung
Im
Ergebnis gab der BFH dem Begehren des Finanzamts vollumfänglich statt.
Mit dem Einscannen der Belege habe sich das steuerpflichtige
Unternehmen für die zulässige Form der Aufbewahrung als Wiedergabe auf
einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger entschieden. Dies
setze auf der Grundlage des § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO insbesondere voraus,
dass die Wiedergaben der Originale während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar seien, unverzüglich lesbar
gemacht und maschinell ausgewertet werden könnten (§ 147 Abs. 2 Nr. 2
AO). Die Verpflichtung zur eigentlichen Bereitstellung ergebe sich
letztlich aus § 147 Abs. 5 1. HS AO, wonach der Steuerpflichtige im
Fall der Aufbewahrung auf einem Datenträger verpflichtet werde,
diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die eine Lesbarmachung
ermöglichen. Dies habe, so der BFH, auf der beim Steuerpflichtigen
hierfür vorhandenen technischen Einrichtung zu erfolgen. Somit obliege
es dem Steuerpflichtigen, für den Fall der elektronischen
Belegarchivierung dem Prüfer die Hard- und Software zur Verfügung zu
stellen, welche ihm die Einsicht der digitalisierten Belege unmittelbar
am Bildschirm ermögliche.
Auch betreffend der gesperrten Konten
folgte der BFH dem Zugriffsbegehren des Finanzamts und attestierte
diesen eine zweifelsfrei steuerliche Relevanz. Konten, die sich in der
steuerlichen Gewinnermittlung nicht auswirken, zählten, so die Richter,
dennoch zur Finanzbuchhaltung und damit zu den aufbewahrungspflichtigen
Büchern. Soweit diese Bücher über ein elektronisches
Datenverarbeitungssystem geführt würden, ergebe sich das Recht auf
Datenzugriff unmittelbar aus § 147 Abs. 6 AO.
Würdigung
Wenngleich
die Entscheidung des BFH im Ergebnis erwartungsgemäß ausfiel, dürfte
sie dennoch für Erleichterung sorgen. Dies gilt insoweit, als das
vorinstanzliche FG Düsseldorf im Fall des Zugriffsersuchens auf die
eingescannten Unterlagen mit einer eigenständigen Interpretation an
feststehenden Begrifflichkeiten und Definitionen rütteln wollte. Gerade
der Versuch, über nicht-mathematische Operationen eine maschinelle
Auswertbarkeit zu erreichen, erschien konstruiert und ist in weiten
Teilen der Praxis auf Unverständnis gestoßen. Der BFH ist dieser
Fragestellung geschickt ausgewichen und hat seinerseits das
Zugriffsrecht schlüssig über die Form der Aufbewahrung und die damit
zusammenhängenden Mitwirkungspflichten hergeleitet. Damit lässt der BFH
die für die Praxis so wichtige Unterscheidung zwischen Daten
(Datenzugriff) und Belegen (Einsichtnahme) unangetastet und das Recht
auf Datenzugriff beschränkt sich auch weiterhin auf originär
elektronische und nicht originär in Papierform vorliegende Unterlagen.
Damit werden auch die Unternehmen zu Gewinnern dieser Entscheidung,
insoweit als das häufig kostenintensive Erfordernis der maschinellen
Auswertbarkeit auf Daten beschränkt bleibt.
Fast unbemerkt
stärken die Richter die steuerpflichtigen Unternehmen jedoch in einer
weiteren für die Praxis bedeutsamen Fragestellung. Gerade weil
gescannte, ursprünglich in Papierform vorliegende Originale, gerade
nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet sind, soll der
Steuerpflichtige auch nicht verpflichtet sein, bei der elektronischen
Archivierung eine höhere Datenverarbeitungsqualität herzustellen, als
sie dem Original anhaftete. Die Tatsache, dass Papier in seiner Urform
weder einer elektronischen Volltextsuche noch sonstigen elektronischen
Helfern zugänglich ist, schränkt insoweit die Art der Bereitstellung
erheblich ein. Insbesondere macht es diese Einschränkung wohl nicht
erforderlich, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen
oder gar Textsuchen nach bestimmten Eingabekriterien zu ermöglichen.
Das Recht auf Lesbarmachung beschränkt sich vielmehr auf reine
Bildschirmabfragen; Auswertungsmöglichkeiten sind hiervon ausgenommen.
Hieran ändert auch letztlich die in § 147 Abs. 6 AO niedergelegte
Nutzungsberechtigung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten nichts. Sowohl die Abgabenordnung, wie auch
die GDPdU sprechen in diesem Zusammenhang ausschließlich von Daten. Im
Fall eingescannter Dokumente geht es jedoch um Belege, welche sich
durch ihre nicht bzw. nur rudimentär vorhandene Strukturierung klar von
der Datenwelt abgrenzen.
Fazit
Erfreulich an dem
Urteil des BFH, die Richter haben nicht mit allgemein anerkannten
Begrifflichkeiten und Definitionen experimentiert, sondern das
Einsichtsrecht nachvollziehbar aus der Form der Aufbewahrung und den
damit einhergehenden Mitwirkungspflichten hergeleitet. Dazu hat der BFH
dem fiskalisch verständlichen Wunsch nach immer weiteren
Auswertungsmöglichkeiten einen Riegel vorgeschoben und die
Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei eingescannten Belgen auf
die reine Lesbarmachung am Bildschirm beschränkt. Diese sachlogische
Einschränkung verbunden mit der Aufrechterhaltung der notwendigen
Unterscheidung zwischen Daten und Belegen macht auch die
steuerpflichtigen Unternehmer zu den Gewinnern dieser Entscheidung.
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