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Die Kommunikation via E-Mail nimmt im Geschäftsleben einen so
breiten Raum ein, dass die Frage, wie diese Dokumente im Hinblick die
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen) zu behandeln sind, in der Praxis von eminenter Bedeutung
ist. Während reine Textverarbeitungsdokumente, die zur weiteren
Verwendung ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden - obschon
sie ebenfalls mit Hilfe von DV-Anlagen erstellt werden - nicht der
elektronischen Aufbewahrungspflicht nebst maschineller Auswertbarkeit
unterliegen tendiert die Meinung bei E-Mails wie auch computerbasierten
Faxmitteilungen zur gegenteiligen Auffassung.
Der Fragen- und Antwort-Katalog der Finanzverwaltung zum
Datenzugriff bejaht die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit
einschränkungslos, gibt jedoch als Beispiel eine eher untypische E-Mail
an, welche als Anhang eine (auswertbare) Tabellenkalkulationsdatei
enthält. Die organisatorische Herausforderung bestünde insoweit darin,
dass theoretisch nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem
Unternehmen solche steuerrelevanten E-Mails empfangen kann, diese als
solche erkennen muss und einer geordneten, revisionssicheren Ablage
zuführen muss.
Bei der Frage nach der Aufbewahrungsform einer E-Mail, unterstellt
sie ist als steuerrelevant einzustufen, hilft die Unterscheidung
zwischen maschinell auswertbaren Daten und lediglich elektronisch
überprüfbaren Belegen weiter. Betreffend der Auswertbarkeit ist
zunächst festzustellen, dass eine E-Mail per se nicht auswertbar ist,
dies kann sich allenfalls auf eine angehängte Datei beziehen, auf die
sich die erweiterte Aufbewahrungspflicht einer maschinellen
Auswertbarkeit dann alleine bezieht. Eine E-Mail unterhalb der Schwelle
einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist auch nicht
weitergehend überprüfbar als deren Ausdruck. Ist die E-Mail allerdings
fortgeschritten oder gar qualifiziert elektronisch signiert, kann sie
nur mit elektronischen Mitteln auf Absenderauthentizität überprüft
werden. Die elektronische Version enthält deshalb gegenüber dem
ausgedruckten Beleg eine Mehrinformation, die dem ursprünglichen Nutzer
zur Verfügung stand und die der Prüfer uneingeschränkt überprüfen
können muss. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails
ist nicht ausreichend. Voraussetzung ist selbstverständlich auch in
diesem Fall, dass die E-Mail steuerrelevante Informationen enthält.
Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der
Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte
Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.
Unabhängig von der in den GDPdU geforderten maschinellen
Auswertbarkeit sind in Bezug auf die Aufbewahrungsart jedoch die GoBS
(Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) als
maßgebliche Vorschrift in die Betrachtung einzubeziehen, insoweit es
sich bei E-Mails um originär digitale Unterlagen handelt. Demnach ist
die elektronische Post durch Übertragung der Inhalts- und
Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu archivieren und mit einem
unveränderbarem Index zu versehen, unter welchem es bearbeitet und
verwaltet wird. Entscheidend für die elektronische Aufbewahrung unter
GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei, ob die E-Mail selbst steuerrelevante
Informationen beinhaltet oder ob sie nur das Trägermedium, vergleichbar
dem papiernen Briefumschlag, für eine steuerrelevante Information war.
Der Zugriff, die Indizierung und die inhaltliche Klassifikation von
E-Mails und Anhängen müssen derart gelöst sein, dass sowohl das
eindeutige Wiederfinden im Kontext, als auch der Schutz von
Informationen in den E-Mails gewährleistet sind. Hierbei ist es
wichtig, auch alle Absender- und Empfangsinformationen zu speichern und
recherchierbar zu machen. Dies kann z.B. durch ein elektronisches
Posteingangsbuch realisiert sein, in dem nachvollziehbar ist, von wem
die Information wann empfangen und dass sie unverändert in die
Archivierung überführt wurde.
Im Ergebnis geht es also bei der Aufbewahrungspflicht von E-Mails im
Kontext der digitalen Außenprüfung in erster Linie darum, mittels
Recherche auf solche E-Mails lesend zuzugreifen, die einen
steuerrelevanten Inhalt besitzen, und die gegebenenfalls diesen E-Mails
beigefügten Attachments lesen bzw. auswerten zu können.
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