Immer mehr (große) Unternehmen - Dienstleister und Lieferer -
nützen das in der elektronischen Abrechnung schlummernde Sparpotenzial,
vor allem solche, die ihr Geschäft übers Internet abwickeln. Von den
gewerblichen Rechnungs-Empfängern wissen aber nur wenige korrekt mit
einer elektronischen Abrechnung zu verfahren - oder sie ignorieren es.
Elektronisch berechnete Aufwendungen dürfen zwar als
Betriebsausgaben verbucht werden, die ausgewiesene Umsatzsteuer darf
als Vorsteuer aber nur dann geltend gemacht werden, wenn neben den
Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes auch die Regeln der immer
noch weithin unbekannten GDPdU beachtet werden. Letzteres bedeutet:
Aus elektronischen Abrechnungen darf Mehrwertsteuer nur dann als Vorsteuer von der Umsatzsteuer-Zahllast abgesetzt werden, wenn
- die Rechnung vom Aussteller mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen worden ist und
- vom Empfänger vor der Weiterverarbeitung geprüft wurde, ob
- die Signatur auch tatsächlich vom Absender stammt (Authentifizierung)
- dieser zur Signatur berechtigt war (ein gültiges Signatur-Zertifikat besitzt) und
- die Signatur unversehrt ist (Integrität).
Außerdem muss der Empfänger
- das Ergebnis jeder Prüfung protokollieren,
- alle Daten so speichern, dass eine Änderung nicht mehr möglich ist
- den Signaturprüfschlüssel aufbewahren und schließlich
- den Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung sowie
die weitere Verarbeitung protokollieren (und die Protokolle ebenfalls
archivieren)
Falls die elektronischen Abrechnungen in verschlüsselter Form übermittelt wurden, kommen weitere Auflagen hinzu:
- der Originalzustand des übermittelten, bzw. noch verschlüsselten
Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein, was zur Folge hat (Zitat):
- "bei Einsatz von Kryptographietechniken (müssen) die verschlüsselte
und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur
Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt werden."
Schließlich stellt die Finanzverwaltung noch die schwierige, aber sehr sinnvolle Anforderung:
- dass die gesamten dafür eingesetzten Systeme den Anforderungen der
GoBS, "insbesondere an die Dokumentation, an das interne
Kontrollsystem, an das Sicherungs-Konzept sowie an die Aufbewahrung
entsprechen".
Welche Systeme sind damit gemeint?
Es sind zumindest zwei:
Eines für die Signaturprüfung (in der Regel kostenlos) und eines, in
dem alle Daten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)
revisionssicher aufbewahrt werden können.
Das muss nicht zwingend ein Archivsystem sein, da sich die
Unversehrtheit der Rechnungen theoretisch in jeder Umgebung überprüfen
lässt. Wohin aber mit den Protokollen und Zusatzdateien? In der Praxis
wird man um ein Archivsystem nicht herum kommen. Es bringt dann aber
auch Nutzen.
Wie sieht die Praxis aus?
Bevor die elektronischen Rechnungen verarbeitet (gebucht, bezahlt)
werden dürfen, ist die Signatur zu prüfen. Das zieht einen
Rattenschwanz an Aktionen und Daten nach sich:
- Signaturprüfungen erfolgen online via Web. Jeder
Prüfungs-Arbeitsplatz muss durch Firewalls u.ä. gut abgesichert sein
(GoBS/Sicherheitskonzept).
Jede Prüfung liefert eine Reihe von zusätzlichen Daten:
- abhängig vom Format des ursprünglichen, signierten Dokuments (nicht
z.B. bei PDF) wird vom Prüftool eine Kopie des Dokuments in
unsignierter Form erzeugt, bei verschlüsselten immer eine in
unverschlüsselter Form. So kann es später von jedem Standard-Viewer
angezeigt werden.
Im Online-Dialog mit der Prüfstelle sammeln sich an:
- das Zertifikat des Signierenden
- das Ergebnis der Online-Zertifikatsprüfung
- das Zertifikat der Zertifizierungsstelle plus
- das Ergebnis dieser Online-Zertifikatsprüfung sowie
- evtl. weitere Zertifikate mit Prüfungsergebnis
- das Protokoll mit allen Prüfungsschritten und -Ergebnissen des Prüftools.
Die Dateien erreichen schnell das doppelte Volumen der eigentlichen
Rechnungsdatei. Sie müssen in jedem Fall so im elektronischen Archiv
abgelegt werden, dass sich später jede einzelne Prüfung wiederholen
lässt. Diese Aufgabe ist nicht ganz einfach aber lösbar.
Nur - allein deswegen ein elektronisches Archiv-System anzuschaffen lohnt sich bestimmt nicht.
Was ist die Konsequenz?
Bislang besitzen nur wenige große Unternehmen eine Infrastruktur zur
Signaturprüfung und für die Archivierung von elektronischen
Abrechnungen. Da KMUs als Empfänger von solchen kaum einen Nutzen
haben, investieren sie auch nicht in die Infrastruktur. Sie müssten die
Annahme von elektronischen Abrechnungen also verweigern - oder die
Rechnungen mit dem Bruttobetrag als Aufwand buchen, was selbst nach
Ertragssteuern Mehrkosten von zumindest 10 % bedeuten würde.
Es stellt sich die Frage, warum der Fiskus so hohe Hürden für die
elektronische Abrechnung errichtet hat, dass sie kaum jemand zu
überwinden vermag.
Zusammenfassung
Die elektronische Abrechnung verursacht auf Empfängerseite hohen
organisatorischen Aufwand und erhebliche Kosten, vielfach ohne
messbaren Nutzen. Nicht zuletzt deswegen fristet sie ein Nischendasein
mit dem Ergebnis, dass die Wirtschaft weiterhin kostbare Zeit und
wertvolle Ressourcen für den Umgang mit Papier verschwendet. Die
Rationalisierungspotenziale der elektronischen Abrechnung bleiben
ungenutzt.
Andererseits rechnen Unternehmen mit ihren Kunden elektronisch ab,
auch ohne vorher deren Einverständnis eingeholt und/oder sie über die
Konsequenzen unterrichtet zu haben. Viele elektronische Rechnungen
müssten deshalb vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen werden.
In der Praxis werden digital empfangene Rechnungen deshalb einfach
ausgedruckt und die Mehrwertsteuer als Vorsteuer abgesetzt. No risk no
fun!
Was ist besser: hohe Kosten oder unkorrektes Verhalten? Im Sinne der
Finanzverwaltung kann weder noch liegen. Für die Wirtschaft gilt das
gleiche. Eine einfache Lösung ist gefragt, die den Ansprüchen sowohl
der Wirtschaft wie der Finanzverwaltung gerecht wird!
Beispielsweise eine Lösung, wie sie mit PaperMatic(c) (www.papermatic.com)
für den Datenaustausch mit Papier entwickelt wurde und die aufgrund
ihrer Sicherheitsmechanismen gleichermaßen für die elektronische
Abrechnung geeignet erscheint.
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