"Endlich, Niederlande schaffen elektronische Signatur ab!" unter solchen Überschriften ging auch in Deutschland jüngst der Beschluss des niederländischen Finanzministers durch die Fachpresse, nach dem beim elektronischen Rechnungsaustausch mehr Freiheiten zugelassen sind und der eine vorbildliche Vereinfachung sein soll. Bei genauerem Hinsehen relativiert sich die Sache jedoch, so wie zuvor auch bei der Berichterstattung über die Vorschläge der EU-Kommission zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Rechnungsstellung.
Die Niederlande verlangen für den elektronischen Rechnungsaustausch eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Die muss ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet sein und dessen Identifizierung ermöglichen. Die Signatur muss mit Mitteln erstellt werden, die ausschließlich der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat und sie ist so mit den zu signierenden Daten zu verknüpfen, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Bis zum 31.12.2005 war für EDI zusätzlich eine Abstimmungsübersicht in Papierform erforderlich. Sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind und die Anwendung eines "anderen Verfahrens" den Finanzbehörden gemeldet wurde, darf die elektronische Rechnung auch auf "andere Weise" übermittelt werden. In solchen Fällen liegt es am Rechnungsempfänger, zu entscheiden, ob er über die Finanzbehörde eine höhere Sicherheit in Bezug auf Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts benötigt. Ist das so, dann stellt er einen Antrag bei seiner zuständigen Finanzbehörde. Die revidiert dann das Verfahren des Rechnungsstellers und stellt dem Rechnungsempfänger eine beschwerdefähige Entscheidung aus.
Die Beleg-Aufbewahrung muss "in der Unternehmensverwaltung" erfolgen. Genauer ausgeführt wird das nicht. Bei elektronischen Rechnungen müssen Zugriffsrechte gewährleistet sein und Integrität und Authentizität beweisbar bleiben für die Aufbewahrungsfrist. Die beträgt im Normalfall 7 Jahre plus An- und Ablaufhemmung, im Zusammenhang mit Gebäuden 10 Jahre plus Revisionsfrist. Wird die Aufbewahrung im Ausland erledigt, muss das nicht im Voraus den Finanzbehörden mitgeteilt werden.
Soweit der bisherige Rechtsstand. Am 12. Februar 2009 gab es einen Beschluss des niederländischen Finanzministers, der bei Leistungen innerhalb der Niederlande zu einer Vereinfachung der Rechnungsmitteilung führt. Rechnungen ab diesem Datum können ohne fortgeschrittene elektronische Signatur versandt werden. PDF-Dateien ohne Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug. Empfohlen wird der Verzicht auf Versand von Rechnungen in Word-Dokumenten, wenn sie nicht signiert sind. Diese Versandform bleibt aber ausdrücklich auch ohne Signatur erlaubt. Auch solche Rechnungen als Word-Dokument berechtigen zum VSt-Abzug. Hierin soll eine Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung geschaffen werden.
In diesem Beschluss gibt es dann eine Regel, die mich erstaunte: alle elektronischen Rechnungen dürfen ausgedruckt und dann in Papierform archiviert werden!
Wichtig ist, und das ging in der deutschen Berichterstattung unter: In Fällen grenzüberschreitender Leistungen bleiben die alten Regeln in Kraft!! Exporteure von Waren und Diensten müssen daher weiterhin fortgeschritten elektronisch signieren und Importeure von Waren und Diensten müssen weiterhin die Signaturen der Rechnung prüfen und mit der Rechnung speichern. Auch der Rechnungsausdruck elektronischer Rechnungen dürfte damit nicht erlaubt sein. Diese "alten" Regeln gelten so lange, bis die anderen EU-Staaten eine gemeinsame Regelung konform zu den Vorstellungen der EU-Kommission verabschiedet haben.
Explizit weist der niederländische Finanzminister darauf hin, dass die Anforderungen an Integrität und Authentizität nicht nur steuerliche Belange abdecken, sondern auch "unternehmerische". Es wird daher empfohlen, das interne Kontrollsystem und die interne Risikosteuerung so zu ertüchtigen, dass aus dieser Erleichterung innerbetrieblich keine Schäden oder Nachteile erwachsen können. Und genau hierin steckt ein kleines Problem: halten die Kontrollsysteme nicht, was die Finanzbehörden fordern, dann steigt entweder der Prüfungsaufwand durch Herbeiprüfen von Integrität und Authentizität oder - wenn es den Finanzbehörden zu viel wird - wird der Vorsteuerabzug auch für inländischen Leistungsaustausch streitig, weil die Belege keine Beweiskraft besitzen.
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