Seit seiner Gründung im März 2009 haben sich über 30 Unternehmen dem Verband elektronische Rechnung (VeR) angeschlossen. Alleine in diesem Jahr sind bis jetzt elf neue Mitglieder hinzugekommen, darunter die Datev. Was hat der Verband bisher erreicht? Welche Herausforderungen müssen noch bewältigt werden? Wie sind die Perspektiven des elektronischen Rechnungsaustauschs? Darüber sprach rechnungsaustausch.org mit dem Verbandsvorsitzenden Hubert Hohenstein.
Was war der Anlass zur Gründung des Verbandes?
In Deutschland gibt es eine hohe Anzahl an e-Invoicing Dienstleistern. Dies führt dazu, dass zahlreiche individuelle, bilaterale Roaming-Abkommen zwischen den einzelnen e-Invoicing Dienstleistern abgeschlossen werden müssen, damit der Austausch von Daten beim elektronischen Rechnungsversand funktioniert. Neben der technischen Anbindung müssen auch bilateral die Verantwortlichkeiten immer wieder neu definiert werden. Wir Dienstleister haben uns zusammengeschlossen und den Verband gegründet, um das Roaming zu standardisieren, damit verschiedene Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können.
Welche Ziele hat sich der Verband gesetzt?
Als Verband verfolgen wir das Ziel, e-Invoicing zu etablieren, so dass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Bis zum Jahr 2015 sollen 40 Prozent aller Rechnungen elektronisch verschickt werden.
Was wurde bisher erreicht?
Ein Jahr lang haben wir intensiv an der Entwicklung eines Roaming-Standards für die einfachere Zusammenarbeit zwischen e-Invoicing-Providern gearbeitet. Hier ist uns ein Meilenstein gelungen. Wir haben ein juristisches und technisches Rahmenwerk geschaffen, das sich in der Praxis bewährt. Damit sind wir der erste Verband in Europa, der einen solchen Roaming-Standard definiert hat. Darüber hinaus haben wir einen Code of Ethics erarbeitet, der verbindliche Richtlinien für faires e-Invoicing festlegt.
Worin sehen Sie aktuell die größten Hindernisse beim elektronischen Rechnungsaustausch?
Die Verunsicherung in den Unternehmen ist groß, da insbesondere bei kleinen Unternehmen in Bezug auf den elektronischen Rechnungsaustausch noch viel Unkenntnis herrscht. Der Umgang mit der digitalen Signatur sowie gesetzeskonforme Archivierung sind für viele Unternehmen Gebiete, auf denen sie sich nicht genügend auskennen.
Was will Ihr Verband dagegen unternehmen?
Wir als Verband wollen bei diesen Themen aufklären und hierdurch die Akzeptanz von e-Invoicing vorantreiben, so dass noch mehr Unternehmen die Vorteile des e-Invoicing nutzen können. Um e-Invoicing zu etablieren, arbeiten wir mit anderen Verbänden und Organisationen zusammen. So ist der VeR Gründungsmitglied des Forum elektronische Rechnung Deutschland und wirkt als Teil dieser Organisation direkt an der gesetzlichen Neuregelung für die elektronische Rechnung mit. Darüber hinaus sind wir als Verband für die Unternehmen kompetenter Ansprechpartner zu allen Aspekten der elektronischen Rechnung und Archivierung.
Ihr Verband hat sich intensiv mit dem Thema Roaming beschäftigt. Mit welchen Ergebnissen?
Als erster Verband in Europa haben wir einen einzigartigen Roaming-Standard definiert und hier ein juristisches und technisches Rahmenwerk geschaffen, das sich in der Praxis bewährt. Unsere Verbandsmitglieder können diese leistungsstarke Lösung nutzen und wir beraten sie auch bei der Umsetzung. Unsere Aktivitäten zum Thema Roaming führen wir auf europäischer Ebene weiter. Beim Europäischen Komitee für Normung (CEN) leite ich hierzu den Arbeitskreis „Conformance criteria for interoperability across e-business networks and services“.
Wie ist die Akzeptanz in der Praxis?
Die Aktivitäten des Verbandes werden von den Unternehmen sehr positiv aufgenommen. Den neuen Roaming-Standard nutzen bereits viele unserer Mitglieder. Hat sich ein Unternehmen bereits für einen Provider entschieden, dann erhöht sich durch das Roaming-Verfahren die Reichweite für seine Rechnungsteller erheblich. Das heißt, nun können auch verschiedene Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen. Dieses Verfahren gilt selbstverständlich auch für Unternehmen die keinen Service-Provider in Anspruch nehmen wollen und sich somit direkt über das Roamingverfahren anschließen. Voraussetzung hierfür ist die vertragliche und technische Erfüllung des VeR-Roaming-Standards.
Besser als Roaming wäre ein standardisiertes Austauschformat für elektronische Rechnungen. Wie weit sind die Entwicklungen in dieser Richtung und wie engagiert sich hier Ihr Verband?
Der VeR unterstützt die UNCEFACT Cross-Industry-Invoice 2.0 . Diese weltweit gültige elektronische Rechnung wird die erste branchenübergreifende XML-Rechnung sein. Bis zur Marktdurchdringung dieses Standards wird allerdings noch Zeit vergehen und solange wird das Roamingverfahren auf jeden Fall bestehen bleiben.
Die EU hat kürzlich eine Entschärfung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen, die nun in nationales Recht umgesetzt werden muss. Unter Anderem entfällt die Pflicht zur digitalen Signatur. Welche Regelungen erwarten Sie für Deutschland und wann ist damit zu rechnen?
Ab 01.01.2013 entfällt die Pflicht zur elektronischen Signatur, so sieht es die EU-Kommission vor. Voraussetzung ist die Zustimmung aller Mitgliedsstaaten. Die Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung soll über interne Kontrollen im Unternehmen erfolgen. So wie heute die Papierrechnung einem bestimmten Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, soll zukünftig über interne Kontrollen die elektronische Rechnung den gleichen Nachweis erbringen. Hier engagiert sich der VeR im Forum elektronische Rechnung Deutschland die internen Kontrollen für die elektronische Rechnung entsprechend zu definieren.
Was empfehlen Sie Unternehmen in der Zeit bis zur nationalen Neuregelung?
Wir empfehlen, nicht zu warten, sondern mit der elektronischen Rechnung zu den heutigen Bedingungen zu starten. Die Realität zeigt, dass immer mehr Unternehmen mit dem elektronischen Rechnungsaustausch jetzt beginnen, um die zahlreichen Einsparpotenziale zu nutzen.
Welche Themen des elektronischen Rechnungsaustauschs stehen in den nächsten Jahren auf der europäischen und auf der nationalen Agenda? Wie will sich der VeR hier engagieren?
Die branchenübergreifende elektronische Rechnung und die grenzüberschreitende Rechnungslegung, das sogenannte „Cross-Industry and Cross-Border e-invoicing“, werden im Fokus unserer Verbandsarbeit stehen. Einen weiteren Schwerpunkt setzen wir auf „Business to Government“ e-Invoicing. Hierzu stehen wir auf europäischer Ebene im engen Kontakt mit „Pan-European Public Procurement Online“ (PEPPOL). Öffentliche Institutionen wie der Bund, Kommunen und Behörden sind die größten Einkäufer innerhalb der EU. Der VeR unterstützt hier vorhandene Initiativen, die sich für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen öffentlichen Institutionen und dem privaten Sektor engagieren.
Zum Schluss ein Blick in die Zukunft: Bis wann werden schätzungsweise 50% aller Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch ausgetauscht, bis wann 75%?
In einigen Branchen überschreiten wir heute bereits 50 und manchmal 75 Prozent. In der Fläche werden wir wohl 2020 die 75 Prozent erreicht haben. Für den Erfolg der elektronischen Rechnung wird entscheidend sein, inwieweit sich diese bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) durchsetzt.
(Das Interview führte Gerhard Schmidt)
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