Steuerrechtliche Anforderungen und Technologien zur Datenaufbewahrung
Dritte Fassung vom Dezember 2006
Die dritte Fassung des Leitfadens erschien im Dezember 2006.
Über die zweite Fassung vom Juni 2005
Die zweite Fassung wurde besonders im Bereich der Speichermedien
überarbeitet und berücksichtigt in der Einführung die aktuelle
Diskussion um die GDPdU. Dabei werden in einem
Fragen-und-Antworten-Teil auch kritische Themen wie die
E-Mail-Archivierung angesprochen.
Über den Leitfaden
Der Leitfaden des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) informiert praxisorientiert über den elektronischen Datenzugriff bei Außenprüfungen der Finanzämter.
Die Broschüre greift die bisher gemachten Erfahrungen mit diesem
neuen Prüfinstrument der Finanzverwaltung auf, referiert die aktuelle
Rechtslage, beantwortet Fragen von Unternehmensseite und stellt
Technologien zur Datenspeicherung vor. BITKOM reagiert damit auf die
verbreitete Unsicherheit bei vielen betroffenen Unternehmen.
Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass bei der konkreten Anwendung
einige Fragen offen bleiben: Genaue Vorgaben, wie die Buchhaltung für
den elektronischen Datenzugriff zu organisieren ist und welche
Speichertechnologien hierfür einzusetzen sind, enthalten die
gesetzlichen Regelungen nicht. "Wie die Unternehmen die Anforderungen
zum elektronischen Datenzugriff erfüllen, ist ihnen weitgehend selbst
überlassen", stellt BITKOM-Geschäftsführer Peter Broß fest.
Das Bundesministerium der Finanzen hat die gesetzlichen
Neuregelungen zwar in seinem Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und
zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom Juli 2001 sowie in
weiteren Veröffentlichungen bereits erläutert. Aber teilweise unklare
Formulierungen in den "Grundsätzen" sowie Fehlinterpretationen in
Fachveröffentlichungen haben bei den betroffenen Unternehmen
Unsicherheit erzeugt.
"Bislang ist leider festzustellen, dass viele Unternehmen nicht oder
nur unzureichend über die Neuerungen informiert sind. Insbesondere
herrscht Unklarheit über die neuen Rechte der Außenprüfer sowie die
künftigen Anforderungen an die gesetzeskonforme Datenspeicherung",
erläutert Broß. "Mit dem BITKOM-Leitfaden leisten wir einen Beitrag für
mehr Rechtssicherheit und informieren über die Speichermedien, mit
denen die Anforderungen der neuen Rechtslage erfüllt werden können."
Der als allgemeine Einführung konzipierte Leitfaden bereitet die
geltenden Grundsätze des elektronischen Datenzugriffs praxisorientiert
auf und beantwortet die von Unternehmensseite am häufigsten gestellten
Fragen. Die einsetzbaren Speichertechnologien werden mit ihren
jeweiligen Vor- und Nachteilen dargestellt. Gerade durch seinen
deutlichen Praxisbezug ist der BITKOM-Leitfaden für eine Vielzahl von
Unternehmen, aber auch für Steuer- und Finanzfachleute nützlich.
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