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Viele Unternehmen scannen ihre in Papierform eingehenden Eingangsrechnungen, archivieren sie elektronisch und vernichten dann die Papieroriginale. Obwohl mitunter Bedenken geäußert werden, ist dieses Verfahren in Deutschland aus handels- und steuerrechtlicher Sicht zulässig, wenn dabei die allgemeinen Regeln zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege beachtet werden.
Nur in sehr
speziellen Ausnahmefällen, z. B. wenn der Unternehmer keine
Inlandsumsätze tätigt und dennoch in Deutschland Vorsteuer abziehen
will, gilt das so genannte Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Dabei müssen
dann zwingend die Rechnungsoriginale vorgelegt werden. (§ 62 Abs. 2
UstDV). Ansonsten ist die elektronische Form der Aufbewahrung von
Rechnungen und den anderen Buchführungsunterlagen im Gesetz
ausdrücklich gestattet (§§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2
AO); lediglich Bilanzen und Abschlüsse müssen im Original aufbewahrt
werden. Auch aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten ergibt sich nichts
anderes. Das Bundesfinanzministerium stellt dazu in einem Schreiben
ausdrücklich fest:
„Die Rechnungen können unter bestimmten
Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm)
oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-Rom)
aufbewahrt werden (vgl. § 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung
angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung,
insbesondere den Anforderungen des BMFSchreiben vom 1. Februar 1984
(BStB1 I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten
„Mikrofilm-Grundsätzen“ sowie den „Grundsätzen DV-gestützter
Buchführungssysteme - GoBS-“ (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November
1995 - BStBl S. 738), entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können
Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl.
Abschnitt 255 Abs. 2 UStR).“ (BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 - IV B
7 - S 7280 - 19/04 – Randziffer 72).
Bei der elektronischen Archivierung sind allerdings einige wesentliche Punkte unbedingt zu beachten:
- Die
Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit (in der Regel
10 Jahre) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht
werden können. Sie sind vor Verlust und Verfälschung zu schützen. Die
Originale dürfen z. B. erst vernichtet werden, nachdem eine
Datensicherung der neu archivierten Dokumente erfolgt ist.
- Das
gesamte Archivierungsverfahren muss ordnungsmäßig sein, also den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Dies bezieht sich
sowohl auf die eingesetzte Technik („revisionssicheres Archivsystem“)
wie auch auf die Organisation der Archivierung beim Anwender. Zur
Ordnungsmäßigkeit gehört insbesondere auch eine
Verfahrensdokumentation, welche die Technik und die Abläufe
nachvollziehbar beschreibt. Die Vorschriften der GoBS und der GDPdU
sind zu beachten.
- Eine Abnahme der
Archivierungslösung durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch eine
andere Prüfungsorganisation ist gesetzlich nicht erforderlich, wird
aber oft freiwillig zur Erhöhung des Vertrauens in das Verfahren
vorgenommen.
Das Finanzministerium vertritt
derzeit die Auffassung, dass auch eingescannte Belege dem vollen
Datenzugriff gemäß GDPdU unterliegen („Fragen und Antworten zum
Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“, Stand 15. Januar 2007,
Abschnitt I Frage 8). Damit muss der Steuerpflichtige dann auch für die
gescannten Belege den Datenzugriff in allen Varianten Z1, Z2 und Z3
ermöglichen, zumindest so lange es keine anderslautenden
Gerichtsurteile gibt.
Abschließend muss noch einmal betont
werden, dass sich die obigen Aussagen ausschließlich auf gescannte
Papierbelege beziehen und nicht auf „originär digitale“ Dokumente im
Sinne der GoBS und der GDPdU, bei denen noch weitere Aspekte zu
beachten sind. Außerdem geht es hier nur um die handels- und
steuerrechtliche Beurteilung nach deutschem Recht.
Eine ganz
andere Frage ist der zivilprozessrechtliche Beweiswert einer gescannten
Rechnung in Abgrenzung zum Beweiswert des Papieroriginals. Unter diesem
Aspekt ist eine gescannte Rechnung genau wie ein Mikro- film oder eine
Fotokopie ein „Beweismittel des Augenscheins“ und unterliegt der
„freien Beweiswürdigung“ des Richters; sie ist also keine „Urkunde“.
Allerdings ist auch ein Rechnungsoriginal, das nicht von Hand
unterschrieben ist (wie dies ja heute meistens der Fall ist), keine
Urkunde im Sinne des Gesetzes. Es ist daher jeweils im Einzelfall zu
prüfen, ob und ggf. in welchem Ausmaß die Vernichtung der Originale die
Beweislage in einem eventuellen Zivilprozess wirklich verschlechtert.
In
der Praxis sind zivilgerichtliche Auseinandersetzungen um die Echtheit
von Rechnungen höchst selten. Man wird daher sinnvollerweise eine
Abwägung zwischen dem wirtschaftlichen Risiko eines geminderten
Beweiswerts und den Einsparungen vornehmen, die durch Vernichtung der
Originale erreicht werden. Oft wird es dann in der Praxis zu der
Entscheidung kommen, die meisten Originale zu vernichten und allenfalls
ausgewählte Rechnungen mit hohen Rechnungsbeträgen zusätzlich als
Original in Papierform aufzubewahren.
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