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Hier ist der Sponsor Ihrer E-Mail-Archivierung
11.03.2009
Hat ein Unternehmen Strafen oder Zahlungen an Dritte zu leisten wegen ungenügender Archivierung digitaler Dokumente und E-Mails, so werden diese Belastungen nicht der IT zugerechnet, genauso wenig wie die Verluste aus den außerordentlichen Abmachungen in Folge ungenügender Nachweise. Diese Gelder könnten für ein Unternehmen "echte" Einnahmen sein. Sie können darüber hinaus auch weitere Sponsoren finden: Leider werden in den meisten Unternehmen die Ausgaben für die o.g. Problemfälle nicht aktenkundig oder nicht der Kostenstelle zugewiesen. Für das Unternehmen sind es echte geschäftsfremde Einnahmen. Da Sie darüber nicht verfügen, möchten wir Ihnen nun zeigen, wo Sie das Geld her nehmen, um eine "adäquate" E-Mail-Archivierung zu implementieren.
Zu Grunde gelegt wird ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern, das über den Einsatz einer beliebigen Standard-Groupware verfügt. Der Zeitraum für unsere Berechnung ist das erste Einführungsjahr der E-Mail-Archivierung. Die harten Faktoren sind die Ersatzkäufe, die Sie auch ohne Archivierung tätigen müssen. Bereits hier können Sie über Backup- und Speichermedien über 3.000,- Euro locker einsparen. Wussten Sie, dass darüber hinaus der Ausdruck von nur 2% relevanten E-Mails einem Unternehmen Kosten in Höhe von über 1.500,- Euro verursacht? Größere Einsparungen erreichen Sie bei den weichen Faktoren. Die Reparatur der Postfächer, das Suchen einer E-Mail im Backup und das Zurückspielen dieser E-Mail kann in den meisten Unternehmen mindestens weitere 3.000,- bis 4.000,- Euro an Aufwand bedeuten. Und schon sind 8.000 bis 9.000 Euro Budget zusammen. Der größte Anteil des notwendigen Budgets für die Anschaffung steht.
Ein wichtiges Einsparpotential für das Unternehmen ist die Optimierung eines jeden Arbeitsplatzes. Es kann nicht sein, dass Mitarbeiter unnötige Zeit mit der Organisation, Löschen, Verschieben und Bearbeiten von E-Mails verbringen. Wussten Sie, dass ein Unternehmen mit 200 Mitarbeiter, wenn es nur 2 Minuten des Arbeitseinsatzes eines Mitarbeiters optimiert bereits Euro 25.000,- einspart? Die 25.000,- kann das Unternehmen zu dem Gewinn aus den Rechtsansprüchen positiv verbuchen. Und schon ist die IT-Abteilung ein wichtiger Umsatzträger. Ist das nichts?
Das sind eher konservative Berechnungen, mit denen wir Sie konfrontieren. Jeder unser Partner und jeder unser Mitarbeiter kann ein individuelles Bild Ihres ROI gemeinsam mit Ihnen für drei Jahre zusammenstellen. Und wir versprechen es Ihnen das Ergebnis sieht noch besser aus.
Auf einer DIN A4 Seite finden Sie die harten Fakten zur Vorlage an der Geschäftsführung. Wir laden Sie dazu ein es selbst auszuprobieren!
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