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MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Die Abkürzung MoReq steht für „Model Requirements for the Management of Electronic Records“. Der europäische Standard spezifiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records-Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde am 13.02.2008 veröffentlicht und wird im Laufe des Jahres 2008 durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert. Der Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen.
Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten müssen, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Standard in der Implementierung zu berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch die einheitlichen Standards Records-Management-Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen Standard angepasst werden brauchen, zukünftig günstigere Standardprodukte der Softwarehersteller verwendet werden können. Fazit: MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Archivierung.
Was versteht man unter Records Management?
Records Management ist ein in Deutschland noch wenig geläufiger Begriff. Wir sprechen hier von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung oder Schriftgutverwaltung. Zumindest wurde der Begriff „Records Management“ in der deutschen Übersetzung ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt. MoReq ist der europäische Standard für Records Management Systeme.
Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ ziemlich genau dass, was eine „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht: eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung. Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ erstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien. Bei einer Record im Sinne von Records Management geht es also keineswegs um Schallplatten oder Datenbankzeileneinträge.
Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)
Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.
(Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.)
Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)
Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.
(Die Übersetzung ins Deutsche sparen wir uns hier, weil Schriftgutverwaltung nicht den Kern von Records Management trifft).
Records Management oder ERM Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM Enterprise Content Management, die besonders zur Erfüllung von Information Management Compliance zur Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen an die Dokumentation von Unternehmensprozessen und Dokumenten notwendig ist.
Eigenschaften von Records Management
Zu Records Management gehören folgende typische Eigenschaften:
- Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
- Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
- Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
- Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
- Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
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